Die neue AMR zur Bildschirmvorsorge: Was Arbeitgeber anbieten und dokumentieren müssen

Die neue AMR zur Bildschirmvorsorge fordert vom Arbeitgeber kein umfangreiches Untersuchungsprogramm, sondern ein verbindliches Angebot. Wer Beschäftigte an Bildschirmgeräten arbeiten lässt, muss arbeitsmedizinische Vorsorge anbieten. Dieses Angebot muss der Arbeitgeber jedem Betroffenen persönlich machen, die vorgegebenen Fristen einhalten und am Ende zweierlei belegen können: dass angeboten wurde und was aus dem Angebot geworden ist. Geschäftsführungen und Personalleitungen in kleinen und mittleren Unternehmen, die nur die eigentlichen Untersuchungstermine im Blick haben, dokumentieren damit nur die falsche Hälfte ihrer Pflicht. Diese Seite erklärt die Regelungen der Angebotsvorsorge, die Fristen, die Form des Angebots, die Abgrenzung zur Arbeitsplatzgestaltung und den prüffesten Nachweis gegenüber Berufsgenossenschaft und Gewerbeaufsicht.

Angebotsvorsorge, nicht Pflichtvorsorge

Bei Tätigkeiten an Bildschirmgeräten ist arbeitsmedizinische Vorsorge anzubieten, nicht zu veranlassen. Das ist der praktisch wichtigste Satz der gesamten Regelungslage, und er hat zwei wesentliche Konsequenzen.

Erstens darf der Beschäftigte das Angebot ablehnen. Eine Ablehnung ist kein Verstoß gegen Regeln und kein Grund, jemanden von der Bildschirmarbeit fernzuhalten. Zweitens wird der Arbeitgeber von seiner Pflicht durch die Ablehnung nicht frei. Seine Pflicht ist das Angebot, und diese Pflicht bleibt bestehen, auch wenn niemand sie annimmt. Sie wiederholt sich zudem in regelmäßigen Abständen.

Eine Belegschaft, in der niemand zur Bildschirmvorsorge erscheint, kann rechtlich völlig in Ordnung sein. Eine Belegschaft, der niemand ein nachweisbares Angebot gemacht hat, ist es hingegen nicht.

Fristen: was die AMR Nr. 2.1 vorgibt

Die AMR Nr. 2.1 regelt die Fristen für die Veranlassung beziehungsweise das Angebot arbeitsmedizinischer Vorsorge. Für die betriebliche Praxis bedeutet das zwei Auslöser, die Sie organisatorisch abbilden müssen.

Das erste Mal erfolgt das Angebot vor Aufnahme der Tätigkeit. Das Angebot gehört in den Onboarding-Prozess, nicht in die nächste freie Lücke im Kalender. Wer heute einen Büroarbeitsplatz besetzt, löst damit ein Vorsorgeangebot aus. Zweitens muss das Angebot in wiederkehrenden Abständen während der Tätigkeit erfolgen. Die Nachfolgefrist ergibt sich aus der AMR Nr. 2.1 und ist keine Hausnummer, die man sich selbst ausdenkt. Die konkrete Frist für das Wiederholungsangebot bei Bildschirmarbeit ist vor Veröffentlichung gegen den aktuellen Wortlaut der AMR Nr. 2.1 zu prüfen.

Wichtig für die Organisation ist, dass die Frist pro Person läuft, nicht pro Betrieb. Ein Sammeltermin einmal im Jahr erledigt die Sache nur für die, deren Frist gerade fällig ist. Deshalb ist eine geführte Vorsorgekartei keine überflüssige Bürokratie, sondern das Werkzeug, das die Fristen überhaupt erst berechenbar macht.

Die Form des Angebots: persönlich und nachweisbar

Die AMR 5.1 des Ausschusses für Arbeitsmedizin konkretisiert die Form des Angebots. Das Angebot ist jedem betroffenen Beschäftigten persönlich zu machen. Damit fallen die drei beliebtesten Abkürzungen in der Praxis weg.

Der Aushang am schwarzen Brett ist ebenso wenig ein persönliches Angebot wie die Rundmail an alle oder der pauschale Satz im Arbeitsvertrag und im Intranet. Keine dieser Varianten erzeugt einen Nachweis für eine bestimmte Person zu einem bestimmten Zeitpunkt. Was funktioniert, ist die individuelle und datierte Ansprache. Das kann ein Schreiben oder eine E-Mail an den einzelnen Beschäftigten sein, mit Anlass, Inhalt und Terminangebot, dokumentiert mit Datum. Praktisch bewährt hat sich ein Rückmeldefeld mit den beiden Optionen, dass man annimmt oder ablehnt. Damit hält derselbe Vorgang Angebot und Reaktion in einem Beleg fest.

Was an der Regelungslage neu ist, und was nicht

Nummer und Titel der AMR, die speziell die Untersuchung der Augen und des Sehvermögens bei Bildschirmarbeit behandelt, sowie der genaue Inhalt der als neu bezeichneten Änderung sind vor Veröffentlichung gegen die aktuelle AMR-Liste des Ausschusses für Arbeitsmedizin beim BAuA zu prüfen. Ohne diese Prüfung werden hier bewusst keine Regelnummer und kein Änderungsdatum genannt.

Nicht neu ist die Grundsystematik. Bildschirmarbeit bleibt Angebotsvorsorge, die Fristen bleiben Sache der AMR Nr. 2.1, die persönliche Angebotsform bleibt Sache der AMR 5.1. Wer diese drei Punkte sauber organisiert hat, muss bei einer Fortschreibung der Regeln nicht den gesamten Prozess umbauen, sondern höchstens einen Textbaustein anpassen.

Vorsorge ist nicht Arbeitsplatzgestaltung: Abgrenzung zur ASR A6

Seit dem 2. Juli 2024 gilt die ASR A6 Bildschirmarbeit. Arbeitgeber müssen die Einrichtung ihrer Bildschirmarbeitsplätze daraufhin überprüfen. Das ist eine andere Pflicht als die Vorsorge, mit anderem Prüfer, anderem Nachweis und anderem Ergebnis.

Arbeitsmedizinische Vorsorge betrifft den Menschen an diesem Arbeitsplatz, ausgelöst durch die Tätigkeit am Bildschirmgerät und die Fristen nach AMR Nr. 2.1. Das Ergebnis ist eine Vorsorgebescheinigung und Beratung, der Nachweis besteht aus Angebot, Reaktion, Bescheinigung und Vorsorgekartei. Die ASR A6 hingegen betrifft den Arbeitsplatz selbst, ausgelöst durch die Einrichtung und den Betrieb des Arbeitsplatzes. Das Ergebnis sind Maßnahmen an Raum, Beleuchtung und Möblierung, der Nachweis besteht aus Gefährdungsbeurteilung und Prüfdokumentation.

Praktisch greifen beide ineinander. Was in der Vorsorge als Beschwerde auftaucht, ist häufig ein Hinweis auf die Gestaltung, und die Beratung des Betriebsarztes gehört genau dort hinein. Getrennt bleiben müssen sie trotzdem, weil eine erledigte Arbeitsplatzprüfung kein fehlendes Vorsorgeangebot heilt.

Der prüffeste Nachweis gegenüber BG und Gewerbeaufsicht

Bei einer Prüfung durch die Aufsichtsbehörden wird nicht gefragt, ob Sie es gut gemeint haben, sondern was Sie vorlegen können. Vier Belege sollten pro Person greifbar sein.

Erstens das Angebot, individuell und datiert. Zweitens die Reaktion, also Annahme oder Ablehnung, ebenfalls datiert. Die dokumentierte Ablehnung ist der Beleg, der am häufigsten fehlt und am schnellsten entlastet. Drittens die Vorsorgebescheinigung des Betriebsarztes für alle wahrgenommenen Vorsorgen. Sie enthält, ob und wann Vorsorge stattgefunden hat und wann die nächste ansteht, aber keine Diagnosen. Viertens die Vorsorgekartei als Übersicht über Anlässe, Termine und Fristen des Betriebs.

Der Ort, an dem dieses Thema dokumentiert besprochen wird, ist der Arbeitsschutzausschuss. Nach Paragraph 11 ASiG müssen Betriebe mit mehr als 20 Beschäftigten, Teilzeitkräfte anteilig gezählt, mindestens einmal vierteljährlich eine ASA-Sitzung abhalten. Ein Protokollpunkt zum Stand der Bildschirmvorsorge, offenen Angeboten und Fristen kostet fünf Minuten und ist bei einer Prüfung mehr wert als jede nachträgliche Sammelmail.

Was auf dieser Seite absichtlich nicht steht

Wie die Vorsorge selbst abläuft, also Anamnese, Sehtest und Beratung, ist Thema der Seite zur Vorsorge nach dem früheren Grundsatz G37. Ob und wann der Arbeitgeber eine spezielle Sehhilfe bezahlen muss, klärt die Seite zur Bildschirmbrille und Kostenübernahme. Nur als kurzer Hinweis dazu: Lesebrillen sind im Normalfall nicht für die Bildschirmarbeit geeignet, weil sie für eine Distanz von 30 bis 35 cm konzipiert sind.

So organisieren wir das für Betriebe

Betroffen ist kaum ein Betrieb nur am Rand. Nach einer Auswertung der Unfallkasse NRW aus dem Jahr 2015 arbeiten etwa zwei Drittel der Beschäftigten zwischen 25 und 54 Jahren am Bildschirm, eine aktuellere Zahl ist jedoch vor der Nutzung zu prüfen. In unseren Betreuungsverträgen mit vierteljährlicher Pauschale ist deshalb der Zugriff auf die Online-Vorsorgekartei enthalten, dazu Beratung, Newsletter und regelmäßige Information zu Themen wie diesem. Vorsorgen finden in der Praxis statt oder ab etwa zehn geplanten Vorsorgen direkt bei Ihnen im Betrieb. Digitale Betreuung ist nach den neuen Regelungen in deutlich höherem Maße möglich, was gerade bei verteilten Büroarbeitsplätzen Termine spart.

Die Betriebsmedizin Thomas Riebschläger, Facharzt für Allgemeinmedizin und Betriebsarzt, seit mehr als 20 Jahren betriebsärztlich tätig und zusätzlich Fachkraft für Arbeitssicherheit nach DGUV (2022), betreut rund 180 Unternehmen mit rund 6 000 Mitarbeitenden. Farster Straße 17 a, 30916 Isernhagen, Telefon 0800 8228228.

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